Workflow - Área Administrativa

Workflow

Os benefícios de workflow eletrônico são vários, entre eles:

eliminação do incômodo e do lixo dos produtos de papel;

simplificação dos formulários previstos;

acesso remoto;

arquivamento e recuperação de informações simplificados;

habilidade de rapidamente trilhar as informações submetidas;

possibilidade de saber os responsáveis de cada tarefa do processo;

aumento no tempo de linhas de informação.

Por exemplo,   uma   regra  pode enviar  um alerta  se  um  item  urgente está  pendente  há   muito  tempo,  ou  distribuir   relatórios  e  alertas relacionados  a  obrigações  legais  da  empresa,  conforme  a  figura abaixo:

Workflow

O  workflow  inclui  poderosos  recursos  para  gestão  de  fluxos  de  trabalho. Esse recurso permite monitorar pro-ativamente o ciclo   de   vida  de  processos  como  os  de atendimento  a  usuários,  emissão  de propostas,   aprovação de documentos etc. 

O workflow pode encaminhar a  informação  para grupos  específicos,  solicitar ações, notificar via Email, inibir ações indevidas etc.

Além  do  workflow,  que  automatiza  o  fluxo  de  dados  e  documentos  entre  diferentes  usuários, permite a definição de Regras de Negócio que  automatizam  processos  específicos  e  a  interação com outros sistemas.

Workflow - Área Médica

Workflow

     É a  visão  eletrônica,  automatizada, dos processos  e rotinas de uma organização,  seja em âmbito departamental,  seja em âmbito corporativo. 

    Se desejamos  obter  o  máximo  rendimento  da   tecnologia,  precisamos  que  todos fluxos  produtivos  tenham  a  maior eficiência  e eficácia antes mesmo  de  serem  traduzidos  para  a  forma digital. 

   "Workflow é o processo pelo qual tarefas individuais convergem para completar uma transação - um processo de negócio bem definido - dentro de uma empresa" 

INDEXAR

A indexação é feita após a digitalização do documento.

O  processo  de indexação é o item principal do ‘GED’ , pois é através dele que os documentos  serão  localizados,  selecionados  e recuperados para visualização.

O conhecimento suficiente do assunto a ser indexado, é o bom senso, a concisão, a   necessidade   de   o   indexador   colocar-se  sempre no lugar do usuário, a experiência, a concentração, a capacidade de compreensão e leitura, etc.

A indexação pode ser por assunto, tópico, pasta, palavras-chaves, etc.

Processo da Digitalização

Elaboração e implantação de TTD - Tabela de Temporalidade Documental

    A   tabela   de   Temporalidade    Documental   tem   como finalidade definir o tempo de vida útil dos documentos, sob  o  ponto  de  vista  legal, técnico, administrativo e fiscal.

Através do levantamento dos  itens  documentais  a  tabela define  o  que  deve  ser  arquivado,  e em qual  suporte  físico deverá ser armazenado.

O tempo de guarda é definido com  suporte  na  legislação vigente e nas diversas fases do arquivamento.  

DIAGNÓSTICO E SOLUÇÕES DO ACERVO DOCUMENTAL

Tem o objetivo de apresentar uma estimativa do volume e uma descrição sumária da natureza e das condições de acondicionamento e conservação em que o acervo se encontra. Sugerir algumas estratégias e propostas de intervenção, apontando tarefas a serem realizadas, possibilidades de arranjo, de organização e redução de custos, além de outras atividades que podem ser somadas a esta iniciativa está o da preservação da memória institucional.

OBJETIVO

Diminuir custos direto e indireto.

Garantir  integridade  do  arquivo durante muitos anos,  sem perda de qualidade das imagens. 

Gerenciar documentos digitalizados e eletrônicos.

Maior controle na distribuição dos documentos.

Garantir acesso simplificado e rápido.

Processamento de informações que alimentem dados em outros setores. 

OBJETIVO GERAL

Converter em um suporte físico (papel) para um suporte em formato digital visando dinamizar o acesso e a disseminação das informações, mediante a visualização instantânea das imagens a multiusuários.